E-Rechnungspflicht 2026: Was Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

Was gilt schon jetzt: die Empfangspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen – strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, nicht einfach ein PDF per E-Mail. Das gilt unabhängig von deiner Betriebsgröße. Bedeutet konkret: Wenn ein Lieferant dir ab jetzt eine echte E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen, lesen und archivieren können.

Die gute Nachricht: Übergangsfrist beim Ausstellen

Beim Ausstellen eigener Rechnungen gibt es mehr Luft, gerade für kleinere Betriebe: Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen im Jahr 2026 weiterhin klassische Rechnungen (Papier oder PDF) ausstellen – allerdings nur, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Diese Übergangsregelung läuft bis zum 31. Dezember 2027.

Für die meisten Handwerksbetriebe, kleinen Dienstleister und landwirtschaftlichen Betriebe heißt das: Du musst nicht von heute auf morgen umstellen. Aber die Frist ist real, und sie rückt näher, als sie sich gerade anfühlt.

Was ab 2028 kommt

Ab dem 1. Januar 2028 gilt: Nahezu alle B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen im strukturierten E-Rechnungsformat ausgestellt werden – die Übergangsfristen laufen dann für praktisch alle Betriebsgrößen aus. Das betrifft ausschließlich B2B-Umsätze zwischen Unternehmern in Deutschland – Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.

Was heißt das konkret für dich?

• Jetzt schon Pflicht: E-Rechnungen von Lieferanten/Partnern empfangen und archivieren können.
• Bis Ende 2027 Zeit (bei ≤800.000€ Umsatz): eigene Rechnungen weiter klassisch ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 2028 Pflicht für (fast) alle: eigene B2B-Rechnungen im E-Format ausstellen.

Der große Fehler wäre, das jetzt komplett zu ignorieren, weil "noch Zeit ist" – und dann Ende 2027 unter Zeitdruck ein System einzuführen, während der Steuerberater schon nach der Umstellung fragt. Wer jetzt schon eine Lösung nutzt, die E-Rechnungen kann, muss später nichts mehr hektisch nachrüsten.

Wie InvoFlux dir dabei hilft

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